فرایند بازاریابی از طریق پست الکترونیک شامل چهار مرحله اصلی است:

مرحله اول شامل تعریف اهداف بازاریابی از طریق پست الکترونیکی است.

چنانچه اهداف بازاریابی ما مشخص نباشد امکان انحراف از برنامه افزایش مییابد. ضمن اینکه امکان سنجش صحیح اثربخشی اقدامات نیز با دشواری همراه خواهد بود. برخی از اهداف بازاریابی از طریق ایمیل عبارتند از:

برندسازی

جلب مشتریان جدید

ایجاد فروش فوری

افزایش نرخ نگهداری مشتریان

برقراری ارتباط با مشتریان فعلی

ارائه اطلـاعات محصولـات و خدمات به مخاطبان

مرحله دومـ شامل طراحی و تدوین استراتژی‌هـای اثربخش است. بعد از تعریف اهداف باید درخصوص نحوه دستیابی به این اهداف تصمیمـ گیری کرد. در این مرحله بهترین مسیر رسیدن به مقصد کشف و مورد استفاده قرار میگیرد. به عنوان نمونه میتوان از استراتژی‌هـای زیر نامـ برد:

چاشنی‌هـای فروش (جوایز، مسابقات، کوپن‌هـای تخفیف و...)

خبرنامه‌هـا

نامه‌هـای یادآوری

برنامه‌هـای آموزشی

مرحله سومـ شامل برقراری ارتباط با مخاطبان است. تصمیمـ گیری درخصوص قالب ایمیل، موضوع ایمیل و محتوای نامه الکترونیکی در این مرحله انجامـ میشود. انتخاب قالب مناسب میتواند بر اثربخشی برنامه بازاریابی کمک شایانی کند. موضوع ایمیل تا حد ممکن باید کوتاه، جالب و توجه برانگیز باشد تا احتمال خوانده شدن ایمیل افزایش یابد. محتوای نامه همـ باید به صورت کوتاه، شفاف و صریح نوشته شود.

نهایتا مرحله چهارمـ شامل ارزیابی نتایج است. در این مرحله ما به بررسی نتایج حاصله میپردازیمـ تا به نکات مثبت و احیانا اشتباهاتی که صورت گرفته پی ببریمـ و از آموزه‌هـای خود جهت بهبود برنامه‌هـای آتی استفاده کنیمـ. برخی از شاخص‌هـایی که برای ارزیابی میتوان از آنها استفاده کرد عبارتند از:

نرخ کلیک

نرخ لغو عضویت‌هـا

درصد ایمیل‌هـایی که فوروارد میشوند

میزان سفارش‌هـای دریافتی

به نظر میرسد مرحله سومـ، مرحله ظریف و حساسی است. برای تهیه محتوای مناسب چه نکاتی را توصیه میکنید؟

تا حد ممکن باید محتوای نامه کوتاه و رسا باشد. کنترل کنید که متن شما غلط املـایی نداشته باشد. بهتر است از تصاویر محدودی استفاده شود تا حجمـ ایمیل بیش از حد زیاد نشود. بهتر است به شکلی لحن متن را بنویسید که صحبت میکنید. از رنگ‌هـای متنوع استفاده کنید و تاکیدها را با حروف بولد نشان دهید. هر درخواست را باید در یک ایمیل ارسال کرد و امکان ارتباط مستقیمـ با سایت یا صفحه مربوطه را همـ نباید فراموش کرد.

نکته مهمـ دیگر اینکه حتما امکان لغو عضویت را آسان و روشن در پیامـ قرار دهید. این کار احتمال اسپمـ شدن ایمیل‌هـای شما را کاهش میدهد. بهتر است از ارسال پیوست‌هـای حجیمـ خودداری شود چرا که زمان دانلود را افزایش داده ضمن اینکه احتمال انتقال ویروس را زیاد میکند. باید آدرس کامل اینترنتی خود را در انتهای پیامـ ذکر و حتما مخاطبان را دعوت به اقدامی مشخص کنید. فراموش نکنید که ایمیل‌هـا باید امضا داشته باشند. یک امضای کامل شامل نامـ، پست سازمانی، نامـ شرکت، نحوه ارتباط با شرکت و نگارنده و نیز آدرس وب سایت است.

و بالـاخره مراقب باشید که طبق قوانین اینترنتی مطالب خود را ارائه کنیدتا گرفتار اسپمـ نشوید. همچنین برای جلوگیری از اسپمـ شدن لـازمـ است به مخاطبان تاکید کنید که با اجازه آنها برایشان ایمیل ارسال میکنید. به آنها اجازه دهید که چنانچه تمایلی به دریافت ایمیل‌هـای بعدی ندارند به سادگی نسبت به لغو عضویت خود اقدامـ کنند. پس اطمینان حاصل کنید که گزینه لغو عضویت ایمیلیتان کار میکند.

چنانچه به موارد فوق توجه کافی صورت گیرد، میتوان با صرف هزینه‌ای کمـ، و با بهره بردن از قابلیت‌هـای بازاریابی از طریق ایمیل، محصولـات و خدمات خود را در زمانی کوتاه و با کیفیتی مناسب به مخاطبان معرفی کرد و با حفظ ارتباط با مشتریان، در آنها وفاداری ایجاد کرد.

این نکته مهمـ ضروری است که بازاریابی از طریق ایمیل زمانی اثربخشی بیشتری پیدا میکند که همراه با روش‌ هـای دیگر بازاریابی استفاده شود.